Home Materi Perkuliahan Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi Perkantoran

493
6
SHARE

OTOMATISASI PERKANTORAN

Mungkin bagi di sebagian orang, otomatisasi perkantoran terdengar masih asing ditelinga. Namun, dari kalimatnya pasti sudah memunculkan arti dibenak kita. Ya, otomatisasi terdengar seperti sesuatu yang secara spontan terjadi atau bertindak dengan ssendirinya Sementara, perkantoran adalah bangunan yang dimana menjadi tempat sekumpulan orang untuk melakukan kegiatan kantor.

Untuk mengetahui secara lebih rinci tentang apa sih makna dari otomatisasi perkantoran itu? Maka, bacalah penjelasan berikut ini:

  1. Hakikat Otomatisasi Kantor

Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki padanan kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Products N.V., 1993). Automation memiliki dua makna yaitu:

  • Penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga dan
  • Kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang

Mechanization yang memiliki kata kerja mechanize memiliki arti give a mechanical caracter to (menerapkan sistem mekanis), dan compurization dengan kata kerja computerize mengandung makna, Esensi makna otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis. Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi.

Sedangkan otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak mengguanakan tenaga manusia pada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunaakn peralatan mekanis khususnya komputer.

Pada dasarnya ada 4 kategori pemakai otomatis kantor, yaitu;

  1. Manajer adalah orang yang bertanggun jawab mengelola sumber data perusahaan terutama sumber daya manusia.
  2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian.
  3. Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwa pertemuan.
  4. Clreical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

Setelah membaca hakikat dan makna otomatisasi perkantoran diatas, pasti kalian sudah memiliki gambaran umum mengenai hal itu bukan? Untuk selanjutnya, mari simak dan pahami konsep-konsep dari otomatisasi perkantoran berikut ini:

  1. Konsep-Konsep Otomatisasi Perkantoran
  • Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke
  • Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan
  • Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman
  • Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besarmelalui pengambilan keputusan yang lebih
  • Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai

Bagaimana menurut kalian mengenai ulasan diatas? Apakah kalian sudah memiliki gambaran mengenai apa itu otomatisasi perkantoran dan bagaimana pentingnya?

Seperti yang kita ketahui, bahwa aktivitas perkantoran tidaklah sedikit jumlahnya. Artinya, pekerja yang dibutuhkan dalam sebuah kantor pun patilah banyak. Namun, kantor yang kapasitasnya kecil tidak akan mungkin sanggup menampung banyak karyawan untuk dipekerjakan, terlebih lagi biayanya yang juga tidak sedikit. Oleh karena itu, otomatisasi perkantoran disini sangat berperan penting dalam keberlangsungan aktivitas perkantoran yang lebih efektif dan efisien. Berikut manfaat otomatisasi perkantoran secara umum:

  1. Manfaat Otomatisasi Kantor

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

Otomatisasi perkantoran memang penting bukan? Nah, untuk itulah banyak peneliti dan programmer yang mengupayakan pembuatan berbagai sarana, media, atau aplikasi untuk memudahkan aktivitas sehari-hari terutama pada perkantoran. Berikut ini beberapa aplikasi otomatisasi perkantoran yang biasa digunakan dalam menunjang pekerjaan kantor:

  1. Macam-macam Aplikasi Otomatisasi Kantor
    • Word Processing
    • Electronik Mail
    • Voice Mail
    • Electronic Calendaring
    • Audio Conferencing
    • Video Conferencing
    • Computer Conferencing
    • Facsimile Transmission
    • Videotext
    • Image Storage And Retrieval
    • Desktop Publishing

Selain aplikasi atau software, di hampir setiap kantor pun telah menyediakan fasilitas kantor yang biasa disebut mesin kantor, diantaranya:

  1. Jenis-Jenis Mesin Kantor
  • Mesin kantor dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu:
  1. Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
  2. Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.
  • Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:
  1. Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerakndalam operasinya.
  2. Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.
  • Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu: Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;
  1. Mesin tulis
  2. Mesin penomor
  3. Mesin dikte
  4. Asahan pensil
  • Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan;
  1. Pembuka surat
  2. Pemotong kertas
  3. Mesin penjilid
  4. Pencatat uang kas
  5. Hechtmachine3
  • Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan;
  1. Mesin jumlah
  2. Komputer
  3. Mesin hitung
  • Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan;
  1. Mesin stensil
  2. Mesin perekam sheet
  3. Mesin stencil spirtus
  4. Mesin offset
  5. Mesin fotocopi
  6. Berbagai mesin cetak
  • Mesin-mesin untuk mengirmkan bahan keterangan;
  1. Telepon dan interphone
  2. Facsimile
  3. Teleprinter
  • Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan;
  1. Mikrofilm
  2. Pelubang kertas/kartu
  3. Penghancur kertas

 

Itulah, sedikit ulasan mengenai otomatisasi perkantoran yang sempat kami rangkum pada kesempatan kali ini. Semoga dapat membuka pandangan agar lebih luas dan menerima kemajuan zaman yang terus berkembang pesat. Sekian dan terima kasih.

#HMANPNUP

#HMAN

#PNUP

#Familyforever

Referensi :

Siswanto, Tri Agus. 2013. Otomatisasi Perkantoran 1. Depok: Buku Sekolah Elektronik (BSE)

6 COMMENTS

LEAVE A REPLY